Privacybeleid

Zorgvuldig met je gegevens

Als je bij mij komt voor een haarwerk, vertrouw je mij persoonlijke en soms medische informatie toe. Daar ga ik zorgvuldig mee om. Hieronder lees je welke gegevens ik verwerk, waarom ik dat doe, met wie ik ze deel en welke rechten je hebt. Vragen? Mail naar info@headofhair-amersfoort.nl.

Laatst bijgewerkt: 18 oktober 2026

Wie is verantwoordelijk?

Verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens is:

Welke gegevens ik verwerk, en waarom

Als je het afspraakformulier invult of contact opneemt
Je naam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht. Die gebruik ik om je terug te bellen of te mailen en een afspraak te plannen. Deel in het formulier liever nog geen medische details; die bespreken we in het gesprek. Neem je contact op via WhatsApp, dan verwerkt WhatsApp (Meta) je bericht en telefoonnummer volgens de eigen voorwaarden van WhatsApp.

Als je klant bent
Je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum, en de gegevens over je haarwerk, zoals maat, model en kleur. Ik gebruik ze om je te adviseren, het haarwerk te bestellen en aan te passen, en om contact te houden voor nazorg.

Als je een vergoeding van je zorgverzekeraar krijgt
Je burgerservicenummer (BSN), je zorgverzekeraar en polisnummer, en je verwijzing van de medisch specialist of huisarts. Uit die verwijzing blijkt de reden van je haarverlies, en dat is een gezondheidsgegeven. Ik gebruik deze gegevens alleen om de vergoeding voor je aan te vragen. Het gebruik van het BSN is daarbij wettelijk verplicht.

Als je de website bezoekt
De server van de website registreert technische gegevens, zoals je IP-adres en browser, om de site veilig te houden. Alleen als je daar toestemming voor geeft, meet ik met Google Analytics welke pagina's worden bezocht. Meer daarover staat hieronder bij "Cookies".

Ervaringen van klanten
Op de pagina Aanbevelingen toon ik ervaringen die klanten op Google hebben gedeeld, alleen met hun toestemming. Wil je dat jouw ervaring van de site verdwijnt? Laat het me weten, dan haal ik hem weg.

Op welke grond ik dat mag

  • Om een afspraak te maken en je te helpen: dat is nodig om de overeenkomst met je aan te gaan en uit te voeren.
  • Voor gezondheidsgegevens en je BSN: dat is nodig voor de zorg die ik lever en voor de declaratie bij je zorgverzekeraar (artikel 9 lid 2 sub h AVG, artikel 30 lid 3 UAVG en de Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg).
  • Voor mijn administratie: de wet verplicht mij facturen en de administratie te bewaren.
  • Voor Google Analytics: alleen met jouw toestemming, die je altijd weer kunt intrekken.
  • Voor de beveiliging van de website: mijn gerechtvaardigd belang om de site veilig te houden.

Met wie ik je gegevens deel

Ik verkoop je gegevens nooit en deel ze alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven:

  • Je zorgverzekeraar, via VECOZO, het beveiligde netwerk voor declaraties in de zorg. Alleen als je een vergoeding aanvraagt.
  • De leverancier van je haarwerk: alleen wat nodig is om het te bestellen, zoals maat, model en kleur. Geen medische gegevens.
  • TransIP (Nederland): hosting van de website en mijn e-mail.
  • Web3Forms: verstuurt het afspraakformulier naar mijn mailbox en bewaart een kopie van je bericht maximaal 30 dagen. Web3Forms is gevestigd buiten de Europese Unie.
  • e-Boekhouden.nl (Nederland): mijn boekhouding en facturen.
  • Google: alleen na je toestemming, voor Google Analytics. Google valt onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Met partijen die gegevens voor mij verwerken, gelden afspraken over geheimhouding en beveiliging (een verwerkersovereenkomst). Je zorgverzekeraar is zelf verantwoordelijk voor wat hij met je gegevens doet.

Hoe lang ik je gegevens bewaar

  • Berichten via het formulier of de mail, als je geen klant wordt: tot je vraag is afgehandeld, en uiterlijk een jaar.
  • Je klantgegevens, verwijzing en declaraties: zeven jaar na je laatste bezoek. Zo lang moet ik mijn administratie bewaren, en zo lang kan een zorgverzekeraar declaraties controleren.
  • Gegevens in Google Analytics: twee maanden.
  • Je cookiekeuze: een jaar, daarna vraag ik het opnieuw.

Cookies

De website plaatst zonder je toestemming geen cookies om te meten. Bij je eerste bezoek vraag ik of je dat goed vindt, en Weigeren is net zo makkelijk als Accepteren.

  • Je keuze (hoh-consent): onthoudt een jaar lang of je ja of nee hebt gezegd, zodat ik het niet bij elke pagina opnieuw vraag. Dit wordt alleen in je eigen browser opgeslagen.
  • Google Analytics (_ga en _ga_…): alleen als je op Accepteren klikt. Telt bezoeken en bekeken pagina's, bewaard tot twee jaar in je browser. Ik heb Google Analytics zo ingesteld dat er geen advertentiefuncties en geen Google-signalen worden gebruikt, en dat Google de gegevens niet voor eigen doeleinden deelt.

Je kunt je keuze altijd wijzigen via Cookie-instellingen, ook onderaan elke pagina. Kies je dan voor Weigeren, dan verwijder ik de cookies van Google Analytics.

Hoe ik je gegevens beveilig

De website en het formulier werken via een versleutelde verbinding (HTTPS). Alleen ik heb toegang tot je klantgegevens. Declaraties gaan via het beveiligde netwerk van VECOZO. Mail is minder veilig: stuur medische stukken, zoals je verwijzing, liever niet per gewone mail, maar neem ze mee naar de afspraak.

Je rechten

Je mag:

  • je gegevens inzien en een kopie krijgen;
  • onjuiste gegevens laten verbeteren;
  • je gegevens laten verwijderen, behalve wat ik wettelijk moet bewaren;
  • bezwaar maken tegen het gebruik, of het gebruik laten beperken;
  • je gegevens laten overdragen aan een ander;
  • je toestemming intrekken, bijvoorbeeld voor Google Analytics.

Stuur je verzoek naar info@headofhair-amersfoort.nl of bel me. Ik reageer binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kan ik je vragen wie je bent; een kopie van je identiteitsbewijs is daarvoor niet nodig.

Een klacht?

Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga? Laat het me eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Als er iets verandert in hoe ik met gegevens omga, pas ik deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.